Is boekhouden in Excel nog steeds handig?

Boekhouden in Excel, werkt dat nog handig? Of moet je voor een boekhoudpakket gaan

Als je een kleine ondernemer bent zul je het wel herkennen. Je boekhouding doen in Excel. Het programma staat al jaren bekend als een handige tool om de boekhouding te doen, en waarom ook niet want het werkt ook prima.

Toch is het eerlijk gezegd niet meer van deze tijd want het gebruik van een goed online boekhoudpakket biedt veel meer voordelen dan Excel en hoeft helemaal niet veel te kosten. Als u op zoek bent naar de verschillen tussen Excel en een online boekhoudprogramma bent u aan het juiste adres. We hebben de allerbelangrijkste verschillen op een rijtje gezet:

Voordeel 1: Zorg er voor dat de boekhouding foutloos gebeurd

Het allergrootste gevaar van een boekhouding doen in Excel is dat je heel gemakkelijk fouten maakt die je later pas terugvindt. Dit komt vaak voor bij het berekenen van BTW of het totale factuurbedrag. Doordat Excel een handwerkje is blijft het foutgevoelig.

Een boekhoudprogramma berekent automatisch de factuurbedragen en BTW door zodat u eigenlijk bijna geen fouten meer kunt maken. Daardoor bespaar je weer kostbare tijd tijdens het boekhouden.

Voordeel 2: BTW aangifte en BTW berekenen

Een boekhoudprogramma zorgt er voor dat je nooit meer hoeft te zoeken naar bedragen die afgedragen moeten worden aan de belastingdienst. De meeste boekhoudpakketten zorgen er zelfs voor dat je automatisch BTW aangifte kan doen via het eigen dashboard. Een paar simpele drukken en de BTW-aangifte wordt automatisch verzonden naar de Belastingdienst.

Voordeel 3 : Dashboards en verschillende overzichten

Inzicht hebben in de financiele situatie van je zaak is natuurlijk een must voor elke ondernemer. Met een paar simpele drukken op de knop heb je direct inzicht in de huidige stand van zaken en kunt u snel zien hoeveel er verdiend of uitgegeven is. Daarbij kun je ook een grootboekrekening bekijken of bepaalde relaties inzichtelijk maken. Het komt vaak voor dat je in een boekhoudpakket gemakkelijk relatiebestanden kunt opzetten. Daardoor kunt u gemakkelijk inkomende en uitgaan facturen koppelen aan een klant of leverancier.

Voordeel 4 : Alles opgeslagen in de cloud

De oude schoenendoos vol met bonnetjes, facturen en rekeningen. Wie kent hem niet, maar dat is verleden tijd met de huidige boekhoudpakketten. Je kunt tegenwoordig alle bewijsstukken toevoegen in de cloud. Dit betekent dat u overal en altijd bij deze gegevens kan maar dat u ze ook nooit meer kwijtraakt.

Je kunt alles toevoegen aan een archief door middel van een scan, mail of foto zodat je nooit meer bonnetjes & facturen kwijtraakt.

Je hebt tegenwoordig bijna geen boekhoudpakket meer dat geen automatische scan functie heeft. Deze functie zorgt er voor dat facturen en bonnetjes automatisch worden herkend. Slimme boekhoudpakketten kunnen daardoor direct een boeking maken zonder gedoe.

Voordeel 5 : Je kunt online factureren

Veel boekhoudpakketten zorgen er voor dat je gemakkelijk online factureert. Je maakt snel rekeningen met producten, diensten of uren voor een project. Je kunt deze facturen gemakkelijk opmaken en direct opsturen naar klanten.

Als u vaak terugkerende facturen heeft dan kun je deze vaak eenmalig aanmaken, deze worden dan automatisch voor u klaargezet zodat ze maandelijks opgestuurd worden. Je kunt in je boekhoudpakket ook heel gemakkelijk openstaande rekeningen bekijken. Moeten er nog facturen betaald worden? Dan is contact opnemen tegenwoordig heel gemakkelijk want je hebt de documentatie direct bij de hand.

Voordeel 6 : Zorg er gemakkelijk voor dat ieder uur wordt bijgehouden

Veel boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om al je gewerkte uren bij te houden. Je kunt je uren per project, periode of klant bijhouden om zo het overzicht te behouden. Alle uren die gemaakt worden verwerk je in een paar klikken in een factuur om de betaling voor de klant zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Voordeel 7 : Je kunt gemakkelijk samenwerken met andere collega’s

Een online boekhoudpakket maakt het mogelijk om samen te werken met medewerkers, collega’s of boekhouders. Deze kunnen hun eigen uren bijhouden of de boekhouding controleren.

Voordeel 8 : Je kunt heel veel tijd besparen door alles te koppelen

Een boekhoudpakket stelt je in staat om je boekhouding te automatiseren. Koppel direct je bankrekening, incassobureau, webshop of betaalmiddel. Je hoeft bijna niets meer te doen omdat alle processen volledig geautomatiseerd zijn.

Voordeel 9 : Je kunt gemakkelijk hulp krijgen bij het boekhouden

Een boekhoudprogramma biedt vaak goede service. Je kunt makkelijk online cursussen volgen, handleidingen bekijken, webinars volgen en trainingsvideo’s bekijken. Je kunt daarbij hulp krijgen van de klantenservice die je graag verder helpt met problemen tijdens het boekhouden.