7 punten om op te letten bij de keuze voor boekhoudsoftware

Administratie is verplicht

Iedere ondernemer in Nederland moet een overzichtelijke administratie bijhouden. Steeds meer mensen in Nederland kiezen dan ook voor een online boekhoudpakket, dit doet zo’n 60%, en wij vinden het slimme ondernemers. Je wilt net als hun zijn? Waar moet je dan op letten? Lees snel dit artikel door en kom erachter.

Jij bent als ondernemer niet de enigste die de boekhouding ziet, er zijn ook nog wat andere die het allemaal willen controleren. Een van de grootste is de belastingdienst, je kent ze wel. Ook een administratie of accountantskantoor wil graag jouw boekhoudpakket inzien. Maar aan welke eisen moet jouw online boekhouding dan voldoen, het zijn er 7 stuks. Verder kan je nog makkelijk boekhoudpakket vergelijken.

Documentatie

Wanneer je gebruik maakt van een online boekhoudpakket is het de bedoeling dat je voldoende hebt gedocumenteerd, we spreken hier over werkbeschrijvingen of gebruikershandleidingen, je komt niet alleen weg met cijfertjes. Er zijn tevens wel eisen gesteld voor de documentatie, met een online boekhoudpakket wordt dit automatisch voor je ingericht, erg handig!

Back-up van je online boekhouding

Je werkt volledig online wanneer je kiest voor een online boekhoudpakket, de naam zegt het eigenlijk ook al een beetje. Het is hierbij belangrijk dat je de mogelijkheid hebt om alle documenten te back-uppen. Het komt wel eens voor dat er een cloud crasht waardoor er niets meer te vinden is op de server, het is dan noodzaak om alles over te zetten op een andere server. Dit wordt ook volledig geautomatiseerd bij de keuze voor een online boekhoudpakket en wordt ook wel mirror server genoemd.

Calimiteiten

Wanneer er een calimiteit voordoet met je boekhoudsoftware moeten er voldoende oplossingen mogelijk zijn. Stel je doet de boekhouding nog op papier en het kantoor vliegt in de brand, dan heb je als ondernemer een groot probleem. Het grote voordeel van werken in de cloud is dat het overal beschikbaar is waar een internetverbinding mogelijk is. Of terwijl met een online boekhoudpakket kies je voor tal van oplossingen in het geval van een calimiteit.

De invoering van gegevens in je boekhoudpakket

De invoer van gegevens in je boekhoudpakket is een belangrijk onderdeel. Het is mogelijke om in meerde online boekhoudpakketten alle inkoop en verkoopfacturen digitaal te bewaren en terug te roepen wanneer dit nodig is. Dit is voor veel ondernemingen enorm belangrijk en wordt een accountantscontrole enorm vereenvoudigd. We kunnen je garanderen dat je hier op de lange termijn van profiteert.

Functiescheidingen

Functiescheiding is een maatregel die vooral geldt voor je organisatie indeling. Wanneer je een kleine onderneming hebt is het zeer lastig om deze maatregel goed toe te passen en wordt dan ook vaak alleen maar gedaan door de grotere bedrijven met flink wat personeel in vaste dienst.

Wanneer je gebruikt maakt van de rechtsvorm eenmanszaak (ook wel ZZP’er genoemd) is dit niet mogelijk, dit is natuurlijk logisch en hoef ik u natuurlijk niet uit te leggen. Maak je gebruik van een accountant, dan zal hij of zij hier rekening mee houden. Deze maatregel wordt toegepast om fraude te voorkomen

Fysieke toegangsbeveiliging van uw boekhoudpakket

De toegangsbeveiliging van uw boekhoudprogramma is natuurlijk enorm belangrijk. De data in de boekhoudsoftware is ten alle gevalle goed beveiligd in de cloud, maar denkt u ook aan het simpele wachtwoord om in te loggen. Vaak is dit al te zien in de URL balk, let goed op of er een https melding staat weergeven, indien dit het geval is, is de website veilig.