Gratis boekhoudprogramma in 2021? Alles van A-Z & vergelijken

Boekhoudsoftware gratis gebruiken hoeft daarbij helemaal niet te betekenen dat je inlevert op kwaliteit, een gratis administratie programma kan namelijk beschikken over letterlijk alle functionaliteiten die een betaalde versie ook heeft. Een gratis boekhoudprogramma zorgt er daarnaast voor dat je bakken met geld bespaart op uren van de boekhouder, helpt je met het besparen op papier, ordners, postzegels en andere dure artikelen die je vroeger nodig had om de boekhouding bij te houden.

Daarnaast bespaar je ook effectief tijd op het doen van belastingaangiftes en kun je facturen gemakkelijk e-mailen en opslaan in de cloud boekhouding. Naast al deze voordelen hoef je online maar een beetje onderzoek te doen waardoor je ook nog een gratis boekhoud programma kunt vinden.

Vaak is dit in de vorm van een lange proefperiode van een jaar of anderhalf jaar zodat je kunt wennen aan het pakket en alle functionaliteiten kunt gebruiken. Om je op gang te helpen hebben we een overzicht gemaakt van alle voor- en nadelen van een gratis boekhoudprogramma.

De voordelen van een gratis boekhoudprogramma

Er zitten natuurlijk behoorlijk wat voordelen aan boekhoudsoftware gratis gebruiken, zo bespaar je namelijk kosten op de maandelijkse tarieven van deze software en kun je eerst kennis maken met alle functionaliteiten zodat je zeker weet dat de gratis boekhoudsoftware echt bij je past. Daardoor kom je niet voor verassingen te staan als je een investering hebt gemaakt in een bepaald pakket. Daarnaast zitten er nog meer voordelen aan een gratis online boekhoudprogramma:

• Administratief werk kan gemakkelijk worden geautomatiseerd
• Je kunt makkelijk zelf je boekhouding bijhouden zonder dat er perse een boekhouder nodig is
• Je hebt je administratie altijd bij de hand met een gratis boekhoudprogramma
• Het is makkelijk om je administratie te delen met een accountant of boekhouder, eenvoudig boekhoudprogramma dus
• Je hebt real-time inzicht in al je financiële gegevens

Toch is het wel slim om niet alleen naar de prijs te kijken als je gaat kiezen voor een administratieprogramma, je moet ook kijken naar de gebruiksvriendelijkheid en of het gratis boekhoudprogramma prettig werkt. Als je namelijk kiest voor het juiste pakket weet je zeker dat je ook tijd en geld gaat besparen, kies je voor het verkeerde pakket dan levert dat waarschijnlijk tijdsverlies en frustratie op.

Het is ook bijna altijd zo dat je bij een gratis boekhoudprogramma een proefabonnement neemt voor een bepaalde termijn, dat kan 1 jaar zijn, een 1,5 jaar maar ook 3 of 2 maanden. Het is daarom slim om goed in de gaten te houden of er na deze termijn sprake is van een automatische overgang op de betaalde versie van een gratis boekhoudprogramma en of je maandelijks kunt opzeggen als je eenmaal gebruik maakt van het pakket.

De nadelen van een gratis boekhoudprogramma

Er zitten natuurlijk niet alleen maar voordelen aan het gebruiken van een gratis boekhoudprogramma, zo zijn er wel degelijk verschillen tussen de betaalde en gratis variant bij veel aanbieders. Denk bijvoorbeeld aan het aantal boekingen dat je kunt doen, het aantal facturen dat je kunt opmaken of andere beperkingen.

Meestal kun je wel gewoon gebruik maken van alle beschikbare functionaliteiten, daarbij is het meestal zo geregeld dat je bij je eerste ondernemersjaar sowieso alle functies gratis kunt gebruiken. Zit je niet in je eerste ondernemersjaar? Dan moet je rekening houden met de volgende beperkingen van een gratis administratie programma:

• Je hebt te maken met een beperkt aantal boekingen per maand
• Je kunt niet altijd een winst- en verliesrekening uitdraaien
• Het BTW overzicht is niet ten alle tijde bereikbaar
• Bankmutaties importeren is lastig met een gratis boekhoudprogramma
• Een samenwerking starten met een accountant is soms lastig

Het verschil tussen gratis boekhoudprogramma’s en de betaalde versie

Naast het kijken naar de maandelijkse prijs van een boekhoudprogramma en de proefversie is het dus belangrijk dat je kijkt naar de specifieke behoefte die je hebt aan een pakket. Ga goed na of een pakket bij jezelf en je onderneming past. Je hebt namelijk ook de beschikking over diverse gratis offline boekhoudprogramma’s die altijd gratis blijven. Als je als bedrijf zijnde niet veel facturen verstuurt en weinig zaken doet met het buitenland kan zo’n dergelijk pakket een goede oplossing zijn. Als je dus geen echt ingewikkelde boekhouding hebt kan zo’n gratis boekhoudsoftware een goede oplossing zijn.

Je moet er dan wel rekening mee houden dat je geen beschikking hebt over veel functies die de boel automatiseren en dat je echt alleen basisfuncties beschikbaar hebt in je pakket. Daarnaast kan het zijn dat je maar een beperkt aantal contacten en facturen kunt inschieten. Het ligt er dus maar net aan waar je behoefte aan hebt.

Als je dus een wat grotere onderneming hebt kun je concluderen dat een online boekhoudprogramma gratis gebruiken wellicht geen optie is. Je kunt dan beter kiezen voor een betaalde versie omdat je de beschikking hebt over functionaliteiten die je nodig hebt voor je bedrijf, het hoeft ook helemaal niet duur te zijn. Je hebt genoeg pakketten beschikbaar die maar een tientje per maand kosten.

Als je perse gebruik wil maken van een gratis boekhoudprogramma zorg er dan ook voor dat je rekening houd met alle nieuwe trends op het gebied van online boekhouden. Kijk goed naar wat er allemaal speelt in de markt en wat voor functionaliteiten er allemaal beschikbaar komen, zo weet je zeker dat je de juiste keuze maakt.

Gratis boekhoudprogramma Excel mogelijk?

Het is wellicht een beetje ouderwets maar het is nog steeds goed mogelijk om je boekhouding te regelen door gebruik te maken van Excel of Google Spreadsheets. Je kunt met deze programma’s nog steeds prima een boekhouding maken, het voordeel met deze vorm van boekhouden is dat je de boekhouding volledig kunt inrichten naar eigen smaak. Daarnaast zijn er online genoeg gratis templates te downloaden waarmee je direct aan de slag kan.

Toch is boekhouden met Excel nog steeds behoorlijk tijdrovend en kun je weinig automatiseren als er wijzigingen worden doorgevoerd door de Belastingdienst. Als er bijvoorbeeld een wijziging wordt doorgevoerd moet je alles handmatig gaan aanpassen in je Excel sheets. Het is daarom relatief risicovol om je boekhouding via Excel te regelen. Om je op gang te helpen hebben we een aantal aandachtspunten opgesteld als je wil gaan boekhouden door middel van Excel:

• Meerdere boekjaren in een bestand bijhouden is niet mogelijk in Excel en maakt de boel snel onoverzichtelijk
• Je kunt moeilijk samenwerken met je accountant of boekhouder in een Excel sheet
• Je kunt niet automatisch facturen versturen via een Excel sheet
• Je hebt bepaalde kennis nodig om gebruik te maken van boekhouden in Excel, je kunt daardoor niet terecht bij een helpdesk die je kan helpen met boekhoudkundige vragen
• Het is lastig om overzicht te houden omdat je steeds meer bestanden krijgt door de jaren heen, denk er aan dat de Belastingdienst je verplicht om de administratie minimaal 7 jaar lang goed en geordend te bewaren

Beginnen met de basis van een gratis boekhoudprogramma

Het is natuurlijk prettig om geld te besparen door te beginnen met een gratis boekhoudprogramma, toch is het niet altijd slim om een goedkoop boekhoudprogramma te beginnen want op de lange termijn kan het je zelfs geld kosten. Het voordeel van een gratis boekhoud programma is natuurlijk wel dat je altijd nog kan overstappen in je proefperiode, je zit namelijk nergens aan vast. Als je onderneming goed draait en je maandelijks geld gaat overhouden kun je waarschijnlijk wel een betaald pakket aanschaffen, tegenwoordig is het namelijk al mogelijk om voor 5 tot 20 euro per maand een geweldig boekhoudprogramma aan te schaffen.

Doorgaans verdien je dit makkelijk terug door alle automatisering die je door kunt voeren en heb je dit maandelijkse bedrag makkelijk terugverdiend. Daarnaast kan het ook zijn dat je als ZZPér je uren makkelijk wil bijhouden of dat bestellingen uit je webshop ook direct in de administratie worden ingeschoten. Al deze toepassingen zijn tegenwoordig makkelijk te automatiseren waardoor je een hoop tijd kan besparen. Een boekhoudprogramma ZZP is dan ook zeer aan te raden.

Toch kan het lastig zijn om de knoop door te hakken als je net bent begonnen met ondernemen, je wil je startkapitaal natuurlijk zo slim mogelijk uitgeven en dan kan een gratis boekhoudprogramma een prima oplossing zijn. Tegenwoordig zijn er genoeg gratis boekhoudsoftware beschikbaar waar je langer als een jaar gebruik kunt maken van alle functionaliteiten. Wil je het echt gratis houden? Dan kun je altijd nog gebruik maken van een boekhouding in Excel of Word, zorg er dan alleen voor dat je een goed overzicht hebt op alle inkomende en uitgaande facturen.

Boekhoudsoftware gratis proberen?

We hopen dat we je genoeg hebben uitgelegd over gratis boekhoudsoftware, wil je op zoek gaan naar de beste oplossing? Begin dan direct met het vergelijken van de aanbieders in onze handige vergelijker. Stel je filter in, kies dat je een gratis boekhoudprogramma wil gebruiken en bekijk alle aanbieders direct in een overzicht. Je kunt ook direct zien hoe lang een gratis proefperiode is en wat de kosten zijn na dat de proefperiode is afgelopen. Doorgaans kun je er vanuit gaan dat je nergens aan vast zit en dat je maandelijks of op elk moment kunt opzeggen als je niet tevreden bent over de gratis boekhoudprogramma’s die je gebruikt hebt.

We raden je aan om goed te kijken naar alle wensen die je hebt voor je onderneming of eenmanszaak, het is slim om te kiezen voor gratis boekhoudsoftware die voorzien is van alle functionaliteiten die nodig zijn om een goede boekhouding te voeren. Uit ervaring kunnen we zien dat het kiezen voor een gratis boekhoudprogramma soms leidt tot meer tijdsverlies voor sommige ondernemers, dit omdat je niet alle administratieve functies kunt uitvoeren met de gratis versie van een pakket. Kies dus alleen voor een gratis variant of offline boekhoudpakket als je echt alleen de basics nodig hebt.

De beste gratis administratie programma’s van dit moment

1. e-Boekhouden (15 maanden gratis voor startende ondernemers)
2. Visma eAccounting (1e jaar gratis voor startende ondernemers)
3. Your Sminc (3 maanden gratis voor startende ondernemers)

Voer je de boekhouding op de Mac of Windows? Wellicht heb je iets aan de informatie die speciaal gericht is op boekhoudprogramma Mac.