Deponeren jaarrekening | Wat houdt het precies in & is het verplicht? | Lees er hier alles over!

Deponeren jaarrekening: voor mij verplicht?

De financiële informatie van de onderneming wordt beschikbaar gesteld voor iedereen die daarin geïnteresseerd is. Deponeren jaarrekening KvK is de norm, waarna de KvK, (Kamer van Koophandel, zoals je ongetwijfeld weet), deze gegevens publiceert op de website.

Sinds enige tijd gebeurt dit alles digitaal. De KvK jaarrekening deponeren is hierdoor een stuk gemakkelijker geworden. Ondernemingen in de bedrijfsklasse micro, klein en middelgroot kunnen digitaal deponeren, ook in combinatie met een boekhouder.

Ondernemingen in de bedrijfsklasse groot kunnen dat vanaf boekjaar 2022. Dit geeft deze bedrijven nog even tijd om zich hierop voor te bereiden. Een veelgestelde vraag is de vraag of het deponeren jaarrekening verplicht is voor jou als bedrijfseigenaar. In de meeste gevallen is het niet verplicht om jouw jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

De meeste ondernemers in Nederland zijn eenmanszaken (1,2 miljoen in 2020). Gevolgd door ongeveer 380.000 besloten vennootschappen en 51.000 overige rechtspersonen, in 2020. Eenmanszaken zijn niet verplicht om gebruik te maken van KvK jaarrekening deponeren. Wie zijn dan wel verplicht dit te doen?

• Besloten vennootschappen;
• Naamloze vennootschappen;
• Coöperaties;
• Onderlinge waarborgmaatschappijen.

KvK deponeren jaarrekening, waar kan ik deze terugzien?

Het deponeren jaarrekening KvK hangt samen met de publicatieplicht van de jaarrekening. Door de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel wordt er direct voldaan aan het vereiste van publiceren jaarrekening.

De KvK zorgt er namelijk voor het overzicht op de website verschijnt. Als je op de homepagina van de KvK zoekt naar een willekeurige besloten vennootschap dan krijg je de jaarrekening van het laatste boekjaar te zien. Deze kun je vervolgens inzien (opvragen) voor een klein prijsje (€2,30).

Wil je weten of jouw jaarrekening al verwerkt is door de Kamer van Koophandel? Dan kun je je eigen bedrijf opzoeken. Staat je boekjaar bij de resultaten vermeld, dan weet je dat je jaarrekening is verwerkt. Heb je gebruik gemaakt van online jaarrekening deponeren? Dan is jouw jaarrekening direct beschikbaar en zichtbaar.

Bij het deponeren van de jaarrekening via de post of e-mail duurt het ongeveer 5 tot 10 werkdagen voordat het overzicht zichtbaar is in het KvK-systeem. Jaarrekeningen die niet-vastgesteld (verplicht) zijn worden niet gepubliceerd.

Termijn deponeren jaarrekening

Deponeren jaarrekening termijn, bestaat deze? Ja, zeker. Er zijn simpelweg enkele regels waaraan een onderneming zich moet houden als het gaat om het deponeren van het jaarlijkse overzicht. Van publicatieplicht jaarrekening tot termijn deponeren jaarrekening, er moet allemaal rekening mee gehouden worden.

Er bestaat namelijk zoiets als de ‘boete te laat deponeren jaarrekening’. Dit kan zelfs zo ver gaan dat je voor de rechter moet verschijnen. Het deponeren van een jaarrekening wordt dan ook erg serieus genomen door bedrijven. Het is wettelijk gezien niet mogelijk om uitstel te krijgen voor het deponeren. Wanneer je moet deponeren hangt af van de ondernemingsvorm.

De basisregel is dat het deponeren moet gebeuren binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar waarover de jaarrekening gaat. Op de website van de Kamer van Koophandel worden alle termijnen expliciet genoemd, een ideale plek want daar moet ook het deponeren jaarrekening KvK gebeuren.

Deponeren jaarrekening termijn: ontheffing en uitstel

Er zijn een aantal situaties waarin het publiceren jaarrekening niet hoeft te gebeuren, ontheffing wordt dit genoemd. Vaak is voor ontheffing een verklaring vereist die ook ingediend moet worden bij de KVK. Ontheffing wordt bijna nooit verleend en vereist daarom een erg goede reden.

• Een reden voor ontheffing kan zijn faillissement of een geval van overmacht. Denk bij deze overmacht aan brand of diefstal. Eerder is genoemd dat de wet niet voorziet in het uitstel met betrekking tot het deponeren van de jaarrekening.

Toch is het in bijzondere omstandigheden zo dat de directie meer tijd nodig heeft om de jaarrekening op te stellen. In dat geval moet directie toestemming vragen aan de aandeelhouders in de aandeelhoudersvergadering (of aan de leden in de ledenvergadering).

Deze aandeelhouders kunnen vervolgens maximaal 5 maanden uitstel verlenen. Dit geldt voor een naamloze- of besloten vennootschap waar er daadwerkelijk aandeelhouders zijn. Bij een coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij spreken we van leden, die op hun beurt de directie maximaal 4 maanden uitstel mogen geven.

Wat de rechtsvorm ook is, de maximale termijn voor het opstellen van de jaarrekening is tien maanden na afloop van het boekjaar. Let op dat de termijn voor het opstellen niet gelijk is aan de termijn deponeren jaarrekening.

Digitaal deponeren, zelf deponeren jaarrekening?

Zoals gezegd is het afhankelijk van de grootte van het bedrijf hoe de jaarrekening gedeponeerd moet worden. De meeste bedrijven moeten de jaarrekening tegenwoordig digitaal deponeren. Ook komen hier de grote rechtspersonen bij per 2022.

Vanaf het boekjaar 2022 gebeurt alles dus digitaal. De vraag is dan alleen: hoe weet je in welke bedrijfsklasse je valt? Micro, klein, middelgroot of groot maakt namelijk nog al een verschil. Om dit onderscheid overzichtelijk uiteen te zetten hebben we hieronder een tabel opgesteld die alles duidelijk in kaart brengt:

Hoewel het deponeren van de jaarrekening meestal via de boekhouder, belastingconsulent of accountant gaat, gebruik makend van de digitale tool SBR (Standard Business Reporting), is het ook mogelijk om de jaarrekening zelf te deponeren. Zelf deponeren jaarrekening gebeurt op dezelfde manier als de boekhouder dit zou doen, met SBR.

Vergelijk en kies: boekhouden en jaarrekeningen!

Zoals je ongetwijfeld weet is het niet makkelijk om een boekhouding tot op de cent nauwkeurig bij te houden. Hier gaat veel tijd in zitten. Een jaarrekening deponeren kan niet goed gebeuren als de jaarrekening niet correct en overzichtelijk is opgesteld.

Om dit voor elkaar te krijgen moet er sprake zijn van een goede, degelijke boekhouding. Deze boekhouding berust vaak op het boekhoud programma dat jij gebruikt. Ben je opzoek naar een boekhoud programma met de functies die jij graag ziet? Waardoor jaarrekening deponeren nog makkelijker wordt? Vergelijk dan bij ons de verschillende boekhoud systemen die verkrijgbaar zijn op de Nederlandse markt.

Vergelijk simpel en vrijblijvend. De beste prijs/kwaliteit verhoudingen vind je bij ons. En onthoud, deponeren van de jaarrekening wordt hierdoor alleen maar makkelijker, alles begint immers bij een gedegen en volledige ingevulde boekhouding.