Self-billing: wat is het, wat kun je er mee en hoe werkt het? Kom er nu achter!
Self billing, ook wel ‘reversed-billing’ genoemd is erg in trek, maar wat houdt het precies in? Self billing is een vorm van boekhouden waarbij niet de verkoper, maar de koper de factuur opstelt. De klant als het ware. De vraag ‘wat is self billing?’ is dus te beantwoorden als: zelf de factuur opstellen, als consument. Dit roept natuurlijk veel vragen op. Hoe kan de klant zelf zijn prijs bepalen? Waarom zou je dit doen? Wat zijn de voordelen?
De traditionele manier van factureren is dat de aanbieder van de dienst een factuur stuurt na (of voor) het leveren. De klant betaald de afgesproken prijs die op de factuur verschijnt en dat is alles. Bij self billing is het niet zo dat de klant opeens de prijs gaat bepalen. De klant stelt de factuur op, op basis van de afgesproken prijs(en). De klant weet wat hij afneemt en bepaalt de totaalprijs van de factuur door middel van het self billing systeem. Dat is de self billing betekenis.
Het idee hierachter is dat er geen creditfacturen aan te pas hoeven te komen, geen extra administratie, geen extra werk. Immers, een creditfactuur wordt normaliter gestuurd als er een fout op de factuur staat. Als er een fout op de factuur staat hersteld de klant dit, maar heeft het bedrijf geen extra werk.
Aantrekkelijk of toch niet?
Self billing factuur klinkt zeker aantrekkelijk. Geen correcties, geen creditfacturen, geen poespas. Maar hoe werkt deze self billing boekhouding in de praktijk? Het is allereerst belangrijk om te kijken naar de self billing boekhoudkundige verwerking.
Heb je boekhoudsoftware die geen rekening houdt met self billing invoice? Hoogstwaarschijnlijk bespaar je geen tijd. Als je alle facturen die klanten sturen handmatig moet gaan nakijken, ben je veel tijd kwijt. Misschien wel meer tijd dan je in eerste instantie kwijt was geweest als je zelf een factuur had gestuurd.
Reversed-billing komt met enkele self billing voorwaarden. Self billing btw is hetzelfde als normale btw, maar er zijn ook verschillen. Op de self billing voorwaarden gaan we hieronder op in, lees deze goed door. Ook de voor- en nadelen bespreken we, zodat jij een goed geïnformeerde keuze kunt maken.
Wie gebruikt het?
Voorbeelden van organisaties die deze self billing definitie gebruiken zijn ziekenhuizen, veilingen en sommige corporaties. Voornamelijk omdat er veel verschillende kosten en partijen diensten en producten leveren wordt het lastig om op voorhand de kosten in de schatten.
Door als consument de kosten, (zoals het wordt genoemd bij een ziekenhuis), te declareren hoeft het ziekenhuis zelf weinig te doen. Daarna controleert het systeem automatisch of de factuur klopt. Ideaal voor een bedrijf dat veel verschillende externe partijen en klanten heeft.
De combinatie: self billing belastingdienst
Uiteraard zijn er een aantal voorwaarden. Ook een self billing invoice dient aan de wettelijke voorwaarden te voldoen. De combinatie self billing factuur belastingdienst gaat prima samen. De belastingdienst heeft expliciet laten weten self billing goed te keuren. Wel zijn er een aantal extra eisen. Self billing btw levert geen gekke situatie op, de normale 0, 6 of 21% wordt gerekend.
Wel moet er op een self billing factuur worden vermeld ‘factuur uitgereikt door afnemer’. Daarnaast stelt self billing belastingdienst voorop dat de leverancier (verkoper) verantwoordelijk is en blijft voor de facturen, ongeacht het feit dat de klant ze aanmaakt. Ook is het volgens de belastingdienst belangrijk dat alle partijen akkoord gaan met het gebruik van reversed-billing.
Kortom: reversed-billing is volledig legaal en de belastingdienst heeft hier, (rekening houdend met de voorwaarden), geen problemen mee.
De voordelen vs. de nadelen
Voordelen
- Tijdbesparing van de financiële afdeling en de leveranciers;
- Door de controle van het boekhoudsysteem komt er geen onjuiste informatie op de factuur;
- Er is een veel kleinere kans op menselijke fouten door de dubbele controle, klant en systeem;
- Correcties en creditfacturen zijn zo goed als verleden tijd;
- Doordat de klant na of tijdens het leveren van het product/de dienst de factuur al opstelt en er niets gecontroleerd hoeft te worden, wordt de factuur ook sneller betaald;
- Door de tijdbesparing en de betere efficiëntie op de financiële afdeling kan deze afdeling meer werk verrichten en eerder de periodeafsluiting verwerken;
- Er wordt minder snel dubbel een factuur betaald of verstuurd, allemaal door het extra overzicht van self billing boekhouding. Dit kan dan ook in de meeste boekhoudpakketten.
Nadelen
- Eenmalig moet er tijd worden gestoken in de overstap naar de self billing invoice met alle self billing voorwaarden;
- De financiële afdeling van je bedrijf moet leren werken met de self billing definitie en self billing boekhoudkundige verwerking;
- Je leveranciers moeten akkoord gaan met de overstap, op basis van de eis van de self billing factuur belastingdienst;
- Tot slot moet je eenmalig investeren in de facturatie software om het proces te automatiseren.
Is reversed-billing voor iedereen de juiste oplossing? Zeker niet. Je moet bereid zijn deze stappen te nemen en jouw organisatie moet ervoor openstaan. Het is een afweging die je zelf moet maken.
Voor wie is dit principe het beste?
Theoretisch zou, als je rekening kunt houden met alle self billing voorwaarden, dit principe voor iedereen opgaan. Echter, met alle investeringen die je moet doen, dien je wel een aardig groot bedrijf te zijn om dit terug te verdienen.
Een ZZP’er heeft het vaak gemakkelijker door zelf de facturen te maken. Self billing belastingdienst en self billing btw zijn termen die het hoofd waarschijnlijk al laten tollen.
Daarbij is de kans op verkeerde of dubbele facturatie een stuk kleiner bij een kleinere ondernemer. De regel: hoe meer externe partijen, hoe meer winst je kunst halen uit self billing; gaat eigenlijk altijd op.
Handige & leuke Video’s