Kascontrole | Waar moet je allemaal op letten? | Kom er hier direct achter!
Een financieel verslag wordt gecontroleerd door een kascontrole. De bevindingen hiervan worden doorgegeven aan de algemene vergadering. Die zal het financieel verslag wel of niet goedkeuren op basis van het advies van de kascommissie.
Velen denken dat deze controle alleen de boekhouding controleert en hoewel die in dit proces ook wordt gecontroleerd is het echter niet de primaire focus. Dit kascontrole verslag is dus voornamelijk gericht op het financieel verslag.
Wat is een kascontrole?
Tijdens deze controle worden de kosten zoals die zijn opgegeven in de resultatenrekening gecontroleerd door de kascommissie. Er wordt grotendeels nagegaan of voor alle betalingen een betalingsbewijs beschikbaar is.
Dit betalingsbewijs volgt uit een specificatie van de uitgaven. Op deze manier kun je gemakkelijk afleiden waar het om gaat. Daarom is het slim om niet te beginnen met de ordner met facturen, maar om te kijken naar de specificaties van de facturen als je aan de slag gaat met de kascontrole verklaring.
De verschillende organisatievormen
De controle kan verschillen door het soort organisatievorm. Hieronder vertellen we je meer over de controles van stichtingen, verenigingen en de VvE.
Kascontrole vereniging
Voor alle verenigingen is het controleren van de jaarrekening door de commissie verplicht. Bij een vereniging moet deze commissie bestaan uit minstens twee leden die geen lid zijn van het bestuur. De kascontrole moet op jaarlijkse basis worden gedaan.
In sommige gevallen zelfs vaker, door middel van tussencontroles. Zo ben je zeker dat de jaarrekening geen fouten bevat. Het is immers fijn om als bestuur te kunnen laten zien hoe je iets hebt gedaan en daar vervolgens een goedkeurend advies over te geven.
Kascontrole stichting
Bij stichtingen is het niet verplicht om een kascontrole te houden. Hier geldt echter wel dat het bestuur de jaarrekening moet opstellen en deze moet voorleggen aan het door de statuten bevoegde orgaan. De verklaring wordt pas officieel wanneer dat orgaan en elk lid van het bestuur de jaarrekening hebben ondertekend.
Kascontrole VvE
Binnen de VvE functioneert de kascommissie als een onafhankelijk orgaan. De commissie moet dus niet te beïnvloeden zijn en zich niet laten onderdrukken. Ook hoeft niet iedereen de jaarrekening te ondertekenen.
Hoewel dit niet aangeraden is kan zelfs slechts één persoon tekenbevoegdheid hebben. Wanneer dit het geval is zal de commissie adviseren om meer personen tekenbevoegdheid te geven.
Kascontrole uitvoeren
Het is van belang dat de kascommissie een kascontrole-checklist uitvoert aan de hand van een kascontroleformulier. Het is immers menselijk om zaken over het hoofd te zien bij een controle, maar dat heeft wel sterke gevolgen. Hierbij een beknopte algemene kascontrole checklist om dat te voorkomen:
- Vaststellen van alle betalingsbewijzen
- Vaststellen doelmatige uitgaven en de overeenstemming hiervan met de goedgekeurde begroting
- Ontvangen van specificaties van posten in de exploitatierekening of balans
- Vormen van een commissie bestaande uit minstens twee leden
- Verzorgen van een overzichtelijke administratie
- Vaststellen overeenkomst tussen begin- en eindsaldo van de bankrekening en de afschriften
Kascontrole handleiding
Een ondersteunende handleiding is zeer praktisch voor de kascommissie. Op die manier is het proces duidelijk en kan de commissie er gemakkelijk voor zorgen dat alles in orde is. Het volgen van deze handleiding is aangeraden maar zeker niet verplicht. Een commissie mag hiervan afwijken wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een bijzondere situatie. De handleiding ziet er als volgt uit:
- Volledigheid van alle overlegde stukken: kijk of alle rekeningen en bankstukken aanwezig zijn en stel vast dat deze overeenkomen met de begroting die is goedgekeurd door de ALV
- De cijferanalyse: zoek cruciale afwijkingen op en licht die toe
- Mate waarin de activa aanwezig is: kijk na of de banksaldi overeenstemmen met de banksaldi van het laatste dagafschrift. Vervolgens bespreek je het verschil van het aantal vorderingen aan het begin en eind van het jaar
- Alle schulden in zijn geheel: controleer het saldo van het begin en eind van het jaar. Licht de verschillen toe en vraag aan de penningmeester of er in het jaar erna betalingen zijn
- Alle opbrengsten in zijn geheel: controleer of de contributies overeenkomen met de hoeveelheid leden en stel de opbrengsten vast door ze te vergelijken met het jaar voorheen
- Autorisatiekosten en correctheid: kijk of de autorisatie binnen de kosten van de vereniging of stichting past
- De afwerking: laat het verslag ondertekenen door de bevoegden
Maak het jezelf makkelijker
In plaats van te werken met een handmatig kascontrole formulier, kun je het proces kascontrole ook uitvoeren met een boekhoudprogramma. Ben je benieuwd of naar het beste boekhoudprogramma? Maak dan gebruik van de vergelijker op deze pagina.
Misschien ook interessant voor jou?
