Debiteurnummer | Waar moet je allemaal rekening mee houden? | Lees het nu!

Dec 30, 2020 | Boekhouder

Het debiteurnummer is zoals de naam reeds laat vermoeden een nummer die wordt toegekend aan de verschillende debiteuren waar een bedrijf over kan beschikken. Binnen een bedrijf worden er steevast verschillende handelingen uitgevoerd met betrekking tot de debiteuren.

Niet alleen kunnen er overeenkomsten worden opgesteld of offertes worden opgemaakt. Daarnaast spreekt het voor zich dat er voor verstrekte diensten of verkochte producten ook facturen zullen worden opgemaakt.

Al deze verschillende documenten kunnen door middel van een debiteurennummer eenvoudig aan elkaar worden gekoppeld. Indien je gebruik maakt van een boekhoudprogramma zal er per klant automatisch zo’n nummer worden gegenereerd.

Wat is een debiteurnummer?

Een debiteurnummer is een uniek nummer die wordt toegekend aan elke klant van jouw bedrijf. Het is niet zo dat je als onderneming over een bepaalde verplichting beschikt om zo’n nummer aan je klanten te geven.

Voor kleine bedrijven kan dit bijvoorbeeld niet nodig zijn omdat ze slechts over een handvol klanten beschikken. Naarmate jouw klantenbestand groeit wordt dat echter een ander verhaal.

Niet alleen je klantenbestand zal toenemen, maar ook de hoeveelheid aan verschillende soorten documenten zal een flinke stijging doormaken. Om dit alles overzichtelijk te houden is gebruikmaken van een debiteurennummer geen overbodige luxe.

Het aanmaken van een debiteurnummer of klantnummer

De termen debiteurnummer en klantnummer verwijzen allebei naar hetzelfde nummer. Zoals reeds aangegeven geldt voor de meeste bedrijven dat zij er voor kiezen om een dergelijk nummer te maken voor hun klanten. Dit kan op twee verschillende manieren, namelijk:

  • Het klantennummer wordt manueel gegeneerd middels een zelf gekozen opzet;
  • Het klantennummer wordt aangemaakt door het boekhoudprogramma dat je gebruikt;

Het is algemeen bekend dat het regelen en vooral het op orde houden van de administratie van een bedrijf in de praktijk bijzonder veel tijd en moeite kan kosten. Om dit te vereenvoudigen wordt er door de meeste bedrijven gebruik gemaakt van een boekhoudprogramma. Heb jij dat nog niet, maar wil je daar wel graag verandering in brengen? Dan kan de handige vergelijker op deze pagina je zeker van dienst zijn.

Bij het gebruik van een boekhoudprogramma zal je kunnen vaststellen dat het zogenaamde debiteurnummer altijd automatisch door de software zelf zal worden aangemaakt. Indien je dat wenst is het doorgaans wel altijd mogelijk om de structuur naar wens aan te passen.

Waar rekening mee houden bij een debiteurennummer aanmaken?

Maak je geen gebruik van een boekhoudprogramma? Dan zal je het debiteurennummer natuurlijk zelf moeten aanmaken. De opzet die je hiervoor kiest kan je volledig zelf bepalen. Je moet er wel rekening mee houden dat de kans bestaat dat je meer dan één klant met dezelfde naam in je klantenbestand hebt zitten.

Veel bedrijven houden hier geen rekening mee waardoor ze plots te maken krijgen met twee klanten met hetzelfde klantnummer. Het spreekt voor zich dat dit niet de bedoeling kan zijn. Denk dus zeker goed na over de exacte structuur die je gaat gebruiken voor het opmaken van jouw klantennummers.

Moet je het debiteurnummer op de factuur plaatsen of niet?

Tot slot stellen heel wat ondernemers zich nog de vraag of het in de praktijk verplicht is om het debiteur- of klantennummer op de uitgeschreven factuur te plaatsen of niet. Dit brengt ons terug naar hetgeen we eerder op deze pagina reeds hebben aangegeven.

Gebruik maken van debiteurnummers is in geen enkel geval verplicht. Het is louter en alleen een hulpmiddel om er voor te zorgen dat ondernemingen hun administratie eenvoudiger op orde kunnen houden.

Indien je dus met andere woorden het debiteurennummer niet op de factuur wenst te plaatsen is dat geen enkel probleem. In de praktijk doen het merendeel van de ondernemers dit echter toch. Zij laten het debiteurnummer dan ook duidelijk op alle documenten terugkomen.

Misschien ook interessant voor jou?

Handige & leuke video’s

Laatst geüpdatet op